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Pol铆tica de Protecci贸n de Datos Personales
DALITICA GROUP S.A.S.
DALITICA GROUP S.A.S., identificada con NIT. 901.765.954-2, constituida conforme a las leyes de la Rep煤blica de Colombia, domiciliada en la ciudad de Bogot谩 D.C., (en adelante "DALITICA") ha realizado la presente Pol铆tica de Tratamiento de Datos basada en los lineamientos establecidos en el Marco general de Protecci贸n de Datos Personales de Colombia: Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, Decretos 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto 煤nico 1074 de 2015), la Circular Externa No. 002 de 2024, entre otros, con el fin de delimitar cualquier operaci贸n sobre datos personales, tales como la recolecci贸n, almacenamiento, uso, circulaci贸n o supresi贸n de informaci贸n vinculada o que pueda vincularse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
OBJETIVO
La presente Pol铆tica de Tratamiento de datos personales tiene como objetivo informar a todas las personas naturales con las que de alguna forma la empresa tiene alg煤n v铆nculo, sobre las finalidades y el destino que la empresa le dar谩 a su informaci贸n personal, as铆 como definir tanto las reglas del tratamiento de datos personales y las pautas o lineamientos bajos los cuales el titular de los datos personales puede ejercer sus derechos.
ALCANCE
La presente Pol铆tica de Tratamiento de datos aplica a todas las bases de datos y datos personales en ellas contenidos, qui茅n act煤a como responsable, en algunos casos y como encargado de los clientes, de acuerdo con las definiciones se帽alada en el presente documento. As铆 mismo, establece los criterios que DALITICA ha incorporado para el tratamiento de datos personales, los mecanismos para que los titulares puedan ejercer sus derechos, los principios, las finalidades, las medidas de seguridad y dem谩s aspectos relacionados con la protecci贸n de la informaci贸n personal.
La presente Pol铆tica de tratamiento de datos personales est谩 dirigida a cualquier titular de la informaci贸n o aquel que act煤e como su representante legal y del cual DALITICA haya requerido informaci贸n personal para el desarrollo de la relaci贸n jur铆dica.
DEFINICIONES
Para efectos de la presente pol铆tica, los t茅rminos que se se帽alan a continuaci贸n tienen los siguientes significados:
| T茅rmino | Definici贸n |
|---|---|
| Aliados | Corresponde a aquellos terceros con quienes DALITICA celebra acuerdos, convenios o alianzas, con el objeto de unir esfuerzos y/o recursos para el desarrollo de su objeto social. |
| Autorizaci贸n | Es el consentimiento previo, expreso e informado que otorga el titular con el prop贸sito de permitir el tratamiento de sus datos personales. |
| Aviso de Privacidad | Es la comunicaci贸n verbal o escrita que DALITICA pone a disposici贸n del titular, y mediante la cual le informa sobre la existencia de la presente Pol铆tica, la forma de acceder y las finalidades. |
| Bases de Datos | Es el conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento. |
| Contratistas y/o Proveedores | Corresponde a las personas jur铆dicas y/o naturales con las cuales DALITICA celebra acuerdos o contratos para el desarrollo de su objeto, el cumplimiento de sus obligaciones y para atender en debida forma la relaci贸n que establezca con el titular del dato personal. |
| Dato Personal | Es el dato que est谩 referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, permite identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visi贸n de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos. |
| Dato Personal P煤blico | Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Estos datos pueden estar contenidos, entre otros, en registros p煤blicos, documentos p煤blicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no est茅n sometidas a reserva. |
| Dato Personal Semiprivado | Es aquel que no tiene naturaleza 铆ntima, reservada, ni p煤blica y cuyo conocimiento puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios. |
| Encargado del Tratamiento | Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que por s铆 misma o en alianza con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. DALITICA act煤a como encargado del tratamiento de datos personales en los casos en los que por s铆 misma o en alianza con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento. |
| Responsable del Tratamiento | Persona natural o jur铆dica, p煤blica o privada, que por s铆 misma o en alianza con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. DALITICA act煤a como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente. |
| Titular | Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento. |
| Tratamiento | Es cualquier operaci贸n o conjunto de operaciones que se realice sobre los datos personales, tales como la recolecci贸n, almacenamiento, uso, circulaci贸n o supresi贸n. |
PRINCIPIOS RECTORES
En el desarrollo, interpretaci贸n y aplicaci贸n de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicar谩n, de manera arm贸nica e integral, los siguientes principios:
- a. Acceso y circulaci贸n Restringida: El tratamiento se sujeta a los l铆mites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la constituci贸n.
- b. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de p煤blicos est谩n obligadas a garantizar la reserva de la informaci贸n, inclusive despu茅s de finalizada su relaci贸n con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar el suministro o comunicaci贸n de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los t茅rminos de la misma.
- c. Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad leg铆tima de acuerdo con la Constituci贸n y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- d. Legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que se ajusta a lo establecido en ella y en las dem谩s disposiciones que la desarrollen.
- e. Libertad: El Tratamiento s贸lo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podr谩n ser obtenidos o divulgados sin previa autorizaci贸n, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- f. Proporcionalidad: La recolecci贸n de datos deber谩 limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos.
- g. Seguridad: La informaci贸n sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deber谩 manejar con las medidas t茅cnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- h. Temporalidad: Los datos personales se conservar谩n 煤nicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jur铆dicos e hist贸ricos de la informaci贸n. Los datos ser谩n conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligaci贸n legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los t茅rminos establecidos anteriormente, se proceder谩 a la supresi贸n de los datos.
- i. Veracidad o Calidad: Los datos personales sujetos a tratamiento de IA son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles, prohibiendo el uso de datos parciales, incompletos y que induzcan a error.
TRATAMIENTO AL CUAL SE SOMETEN LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales compartidos a DALITICA, dependiendo del rol que ejerza, est谩n sometidos a los siguientes tratamientos:
Recolecci贸n:
DALITICA recolecta informaci贸n personal a trav茅s de diversos medios en el desarrollo de las diferentes actividades relacionadas con su objeto social. La recolecci贸n podr谩 llevarse a cabo a trav茅s de medios f铆sicos, digitales o electr贸nicos, y en cada uno de ellos se incorporar谩 un aviso de privacidad y autorizaci贸n, dando as铆 cumplimiento a los requisitos establecidos en el art. 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del decreto 1074 y obedeciendo los principios de libertad y finalidad del art. 4 de la Ley 1581 de 2012.
Almacenamiento:
El almacenamiento de la informaci贸n personal contenida en las bases de datos o sistemas de informaci贸n se encuentra en los servidores propios, los cuales cuentan con medidas de seguridad f铆sica, t茅cnicas y administrativas, y cuenta con controles de acceso a la informaci贸n, garantizando el principio de acceso y circulaci贸n restringida. La informaci贸n personal que se encuentre sujeta a requerimientos de Ley permanecer谩 almacenada en nuestras bases de datos de acuerdo con lo que para esto la Ley haya establecido; en aquellos casos donde la Ley no se ha pronunciado, la informaci贸n permanecer谩 mientras que la finalidad para la cual fue recolectada se encuentre vigente.
Uso:
El uso de la informaci贸n personal que se encuentra a cargo de DALITICA consiste en la aplicaci贸n y ejecuci贸n de operaciones sobre los datos personales para desarrollar el objeto social y dar cumplimiento a las obligaciones contractuales adquiridas con los clientes, proveedores y dem谩s titulares de datos personales. El uso incluye las acciones necesarias para prestar los servicios de gesti贸n de cartera y marketing embebido, as铆 como cualquier otra actividad relacionada con la ejecuci贸n de contratos celebrados, la prestaci贸n de servicios, la atenci贸n de requerimientos, consultas o solicitudes de los titulares, dentro de los l铆mites permitidos por la autorizaci贸n otorgada y por la ley.
Circulaci贸n:
DALITICA para el cumplimiento efectivo de sus obligaciones puede entregar los datos a otras entidades, amparados en los art铆culos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del decreto 1074, que establece que se encuentra permitido la transmisi贸n de datos personales cuando sea necesario para la ejecuci贸n de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecuci贸n de medidas precontractuales, siempre y cuando se cuente con la autorizaci贸n del titular o exista un contrato de transmisi贸n de datos personales.
Supresi贸n:
La supresi贸n de la informaci贸n personal que haya sido recolectada se llevar谩 a cabo cuando: (I) no sea necesaria para el cumplimiento de aspectos legales, contractuales, tributarios, financieros, de auditor铆a o est茅 cubierta por disposiciones o requerimientos de Ley; (II) No afecte o implique la p茅rdida de trazabilidad o integridad de las bases de datos o sistemas de informaci贸n donde reposa la informaci贸n; (III) Se haya cumplido o eliminado la finalidad para la cual fueron recolectados; (IV) Sea solicitada por el titular de los datos o aquel que demuestre que se encuentra autorizado y no vaya en contra de las definiciones anteriores. No obstante, alguna informaci贸n se conservar谩 煤nicamente con fines estad铆sticos o de auditor铆a.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DALITICA, en su calidad de Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos, seg煤n sea el caso, tratar谩 la informaci贸n personal de los titulares para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
A. Respecto a los clientes (DALITICA como Responsable)
DALITICA act煤a como Responsable de los datos personales que trata de sus clientes, con la finalidad principal de gestionar la relaci贸n contractual y operativa de los servicios de gesti贸n de cartera mediante la plataforma FIBEK:
- Registro y administraci贸n de la cuenta del cliente en la plataforma.
- Gesti贸n contractual y operativa: administraci贸n de cuentas de usuarios, facturaci贸n y cobro de los servicios, soporte y notificaciones t茅cnicas.
- Administraci贸n de sistemas de informaci贸n, gesti贸n de credenciales y administraci贸n de usuarios.
- Anal铆tica y an谩lisis predictivo: procesamiento de la informaci贸n de cartera para operar modelos anal铆ticos y de scoring orientados a optimizar el recaudo y la gesti贸n. El entrenamiento de dichos modelos se realiza conforme a las reglas descritas en la presente Pol铆tica.
- Env铆o de informaci贸n sobre nuevas funcionalidades y actualizaciones de la plataforma.
- Gesti贸n administrativa y cumplimiento de deberes contables y tributarios.
- Comunicaci贸n y mercadeo: env铆o de informaci贸n sobre novedades del servicio y ofertas. Constituye una finalidad accesoria y requiere autorizaci贸n diferenciada conforme a la presente Pol铆tica.
B. Respecto a terceros o deudores de los clientes de DALITICA (DALITICA como Encargado)
DALITICA trata los datos bajo instrucciones del cliente Responsable y procesa los datos de los deudores cargados por este para facilitar la gesti贸n de cobranzas:
- Gestionar de forma automatizada el recaudo de las obligaciones, incluido el env铆o de comunicaciones de cobro, recordatorios de pago, estados de cuenta, extractos y alertas de mora por los canales autorizados por el Responsable, con observancia de las restricciones de horario, frecuencia y canal previstas en la Ley 2300 de 2023.
- Registrar, facilitar y hacer seguimiento a acuerdos de pago, reestructuraci贸n de obligaciones y dem谩s formas de normalizaci贸n de cartera entre el cliente y sus deudores.
- Realizar el seguimiento contable y operativo de las cuentas por cobrar, incluida la generaci贸n de reportes de cartera para el Responsable.
- Analizar la informaci贸n de pagos, el comportamiento de cartera, la frecuencia y el estado de las obligaciones, con el fin de identificar patrones de riesgo, anticipar posibles incumplimientos y recomendar al Responsable estrategias de gesti贸n, recaudo y normalizaci贸n.
- Generar recomendaciones sobre cupos de cr茅dito y estrategias de negociaci贸n entre el cliente y su deudor, para uso exclusivo del Responsable.
- Conservar los registros y el historial por el tiempo necesario conforme a las reglas de retenci贸n aplicables.
- Recomendaci贸n crediticia: evaluaci贸n del comportamiento de pago para generar recomendaciones sobre cupos de cr茅dito y estrategias de negociaci贸n entre el cliente y el deudor.
- Mantenimiento de registros: conservaci贸n de datos por el tiempo necesario y conservaci贸n de historial.
- Transmitir datos personales, financieros, comerciales y de contacto del deudor a aliados financieros, con la finalidad de habilitar, estructurar y ejecutar productos de financiaci贸n embebida.
C. Con contratistas o proveedores
- Adelantar procedimientos y gesti贸n administrativa.
- Realizar actividades de cobro y pago y generar facturas.
- Gestionar las relaciones, derechos y deberes rec铆procos.
- Cumplir deberes econ贸micos y contables y mantener el hist贸rico de relaciones comerciales.
- Gestionar la seguridad de la informaci贸n.
- Adelantar campa帽as de actualizaci贸n de datos.
- Verificar requisitos jur铆dicos, t茅cnicos o financieros y las referencias suministradas.
- Enviar comunicaciones generales.
- Cumplir los requisitos legales de prevenci贸n del lavado de activos y de la financiaci贸n del terrorismo.
FINANCIACI脫N EMBEBIDA Y RELACI脫N CON ALIADOS FINANCIEROS
DALITICA no otorga cr茅dito ni financiaci贸n, no capta ni coloca recursos del p煤blico y no es entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. Su intervenci贸n se limita a habilitar tecnol贸gicamente la presentaci贸n de ofertas de productos financieros de terceros a los deudores de sus clientes.
- Naturaleza accesoria: La identificaci贸n y el perfilamiento de deudores para ofertas de productos financieros, y la transmisi贸n de sus datos personales, financieros, comerciales y de contacto a aliados financieros, son una finalidad accesoria distinta de la gesti贸n de cartera.
- Condici贸n de ejecuci贸n: Conforme a la Circular Externa 001 de 2025 de la Superintendencia de Industria y Comercio, esta finalidad requiere autorizaci贸n previa, expresa e informada del titular, presentada de forma diferenciada respecto de las finalidades esenciales. El titular puede oponerse sin afectar el servicio principal. Mientras no se acredite esa autorizaci贸n, la finalidad no se ejecuta.
- Determinaci贸n del rol: Si el cliente acreedor determina la finalidad y los medios, DALITICA act煤a como Encargado bajo sus instrucciones documentadas. Si DALITICA determina por s铆 misma la finalidad o los destinatarios, act煤a como Responsable, asume los deberes de ese rol y obtiene directamente la autorizaci贸n. El rol se documentar谩 en el contrato correspondiente.
- Alcance de la transmisi贸n: Solo se transmitir谩 la informaci贸n estrictamente necesaria para evaluar la viabilidad crediticia. Toda transmisi贸n exige un contrato que establezca los deberes de confidencialidad, seguridad, uso limitado y devoluci贸n o supresi贸n del aliado.
AUTORIZACI脫N DEL TITULAR Y AUTORIZACI脫N DIFERENCIADA
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, el tratamiento requiere autorizaci贸n previa, expresa e informada del titular, obtenida por un medio que pueda consultarse posteriormente. Puede manifestarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequ铆vocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada.
- Finalidades esenciales y accesorias: Las finalidades necesarias para prestar el servicio se presentan por separado de las accesorias, entre ellas mercadeo, venta cruzada y financiaci贸n embebida. El titular puede oponerse a las accesorias sin afectar el servicio principal; su negativa no puede condicionar el acceso al servicio.
- Autorizaci贸n de los deudores: El cliente Responsable obtiene la autorizaci贸n de sus deudores, declara y garantiza contar con ella. DALITICA puede solicitar en cualquier momento prueba de dicha autorizaci贸n.
DERECHOS DE LOS TITULARES
El Derecho Fundamental al Habeas Data faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualizaci贸n, rectificaci贸n y supresi贸n de sus datos personales que se encuentran en posesi贸n de un tercero, a su vez, puede revocar la autorizaci贸n que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos personales considera que DALITICA tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que DALITICA est谩 haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamaci贸n.
El titular est谩 facultado para solicitar:
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Conocer, actualizar y rectificar su informaci贸n. Este derecho se podr谩 ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento est茅 expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Conocer por qu茅 y para qu茅 DALITICA recolecta informaci贸n en base de datos.
- Revocar la autorizaci贸n dada para contener informaci贸n personal en las bases de datos de DALITICA y/o solicitar la supresi贸n del dato siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
- Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando DALITICA no haya atendido satisfactoriamente consultas o reclamos.
- Solicitar prueba de la autorizaci贸n otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se except煤e como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el art铆culo 10 de la Ley 1581 de 2012.
TRATAMIENTO MEDIANTE SISTEMAS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL
La plataforma Fibek opera agentes y modelos de inteligencia artificial para la gesti贸n de cartera. Conforme a la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio, dicho tratamiento se sujeta a las siguientes reglas:
- Examen previo de licitud: Antes de desarrollar, incorporar o modificar sustancialmente una funcionalidad de inteligencia artificial que trate datos personales, DALITICA documenta su superaci贸n de los criterios de idoneidad, necesidad, razonabilidad y proporcionalidad.
- Aislamiento estricto por cliente: Los modelos anal铆ticos y de scoring se entrenan y utilizan de forma aislada por cliente. Cada modelo se entrena exclusivamente con informaci贸n del cliente acreedor al que sirve y se emplea solo en el servicio a ese cliente. No se usa informaci贸n de un cliente para otro ni se crean modelos agregados con informaci贸n identificable de varios clientes.
- Seudonimizaci贸n en el entrenamiento: Los identificadores directos se sustituyen por seud贸nimos y solo se conservan las variables de comportamiento necesarias para el aprendizaje. La identidad del titular se emplea en la operaci贸n del modelo y no en su entrenamiento.
DEBERES COMO RESPONSABLE
En los casos en que DALITICA por s铆 misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, deber谩 cumplir los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h谩beas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorizaci贸n otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolecci贸n y los derechos que le asisten por virtud de la autorizaci贸n otorgada.
- Conservar la informaci贸n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la informaci贸n que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la informaci贸n, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las dem谩s medidas necesarias para que la informaci贸n suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la informaci贸n cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, seg煤n el caso, 煤nicamente datos cuyo Tratamiento est茅 previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informaci贸n del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los t茅rminos se帽alados en la ley.
- Adoptar un manual interno de pol铆ticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atenci贸n de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada informaci贸n se encuentra en discusi贸n por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamaci贸n y no haya finalizado el tr谩mite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protecci贸n de datos cuando se presenten violaciones a los c贸digos de seguridad y existan riesgos en la administraci贸n de la informaci贸n de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Cuando DALITICA por s铆 misma, o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento, ejercer谩 el rol de Encargado del Tratamiento y deber谩 cumplir los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h谩beas data.
- Conservar la informaci贸n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualizaci贸n, rectificaci贸n o supresi贸n de los datos en los t茅rminos de la presente ley.
- Actualizar la informaci贸n reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) d铆as h谩biles contados a partir de su recibo.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los t茅rminos se帽alados en la presente ley.
- Adoptar un manual interno de pol铆ticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atenci贸n de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
- Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en tr谩mite" en la forma en que se regula en la presente ley.
- Insertar en la base de datos la leyenda "informaci贸n en discusi贸n judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular informaci贸n que est茅 siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la informaci贸n 煤nicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los c贸digos de seguridad y existan riesgos en la administraci贸n de la informaci贸n de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS (P.Q.R.)
El titular podr谩 formular peticiones, quejas o reclamos respecto de los Datos Personales que reposan en las Bases de Datos de DALITICA, de acuerdo con la siguiente informaci贸n:
Peticiones: Mecanismo mediante el cual las personas naturales y/o jur铆dicas pueden presentar solicitudes respetuosas ante la autoridad competente, con el fin de obtener respuesta a sus requerimientos y/o la prestaci贸n de un servicio. Tiempo de respuesta: I. Informaci贸n de car谩cter general: 15 d铆as h谩biles contados a partir del d铆a siguiente de recibido. II. Solicitud de documentos: 10 d铆as h谩biles contados a partir del d铆a siguiente de recibido.
Quejas: Inconformidad en relaci贸n con una conducta que se considera irregular de los empleados de la compa帽铆a en desarrollo de sus funciones.
Reclamos: Inconformidad por un proceso relacionado a la prestaci贸n del servicio.
Sugerencias: Propuesta de mejoramiento de un proceso interno relacionado con la prestaci贸n del servicio.
Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podr谩n consultar la informaci贸n personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector p煤blico o privado.
Canales de atenci贸n de la PQR:
| Canal | Detalle |
|---|---|
| Direcci贸n de correspondencia | Tr 59 B No. 128-82 |
| Correo electr贸nico | rosario@fibek.co |
| Web | www.fibek.co |
| Chat en l铆nea WhatsApp | 301 8978421 |
Contenido de la PQR: La petici贸n deber谩 contener: (a) la identificaci贸n del Titular y prueba de la calidad en que act煤a; (b) la descripci贸n de los hechos; (c) la solicitud, redactada de manera clara y concreta; (d) los datos completos de contacto del solicitante, indicando tel茅fono, direcci贸n, ciudad y correo electr贸nico.
PQR incompleta, deficiente o poco clara: Dentro de los cinco (5) d铆as h谩biles siguientes a su recepci贸n, DALITICA podr谩 solicitar las aclaraciones, complementaciones o adiciones necesarias. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entender谩 desistida la solicitud y se archivar谩, conservando la evidencia de la interacci贸n.
Desistimiento de la solicitud: Si transcurridos dos meses contados a partir de la solicitud de complementaci贸n o aclaraci贸n, el interesado no responde, se entender谩 que desisti贸 de la PQR presentada y se archivar谩 la misma, conservando las pruebas de la interacci贸n con el solicitante.
T茅rmino m谩ximo de respuesta: A partir del d铆a siguiente a aqu茅l en que se recibi贸 la PQR o la aclaraci贸n o complementaci贸n de esta (lo que suceda de 煤ltimo), la empresa tendr谩 un plazo m谩ximo y perentorio para dar la respuesta al peticionario de 15 d铆as h谩biles. Cuando por causas de fuerza mayor, caso fortuito, vacaciones o cese de actividades en la empresa no sea posible responder en los t茅rminos antes indicados, se dar谩 aviso de la situaci贸n al peticionario, indicando los motivos y estableciendo la fecha en que se operar谩 la respuesta.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISI脫N DE DATOS PERSONALES
DALITICA podr谩 efectuar la transferencia de los datos personales suministrados por el Titular, o a terceros para cumplir con las finalidades del tratamiento de datos personales. Dicha transferencia se realizar谩 con los est谩ndares de seguridad requeridos para garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de la informaci贸n. Una vez efectuada la transferencia de la informaci贸n, cada una de las entidades actuar谩 como responsable del Tratamiento de los Datos, aplicando sobre estos su respectiva Pol铆tica de Protecci贸n de Datos.
En todo caso, en la Autorizaci贸n de Tratamiento se integrar谩 como finalidad la Transferencia de los datos a los terceros en menci贸n, de tal forma que se cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
En los casos en que lo requiera para alcanzar las finalidades autorizadas, los Datos Personales podr谩n ser leg铆timamente transmitidos a Proveedores, Aliados o Contratistas, quienes podr谩n estar ubicados fuera o dentro del pa铆s e incluso en jurisdicciones diferentes, raz贸n por la cual la Entidad garantizar谩 el cumplimiento de sus est谩ndares establecidos para la seguridad de su informaci贸n.
SEGURIDAD DE LA INFORMACI脫N Y ACCESO RESTRINGIDO
DALITICA ha adoptado medidas t茅cnicas, administrativas y humanas razonables y demostrables para proteger los datos personales e impedir su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas comprenden, entre otras, el cifrado de la informaci贸n en tr谩nsito y en reposo, el control de acceso por rol y alcance bajo el principio de m铆nimo privilegio, la autenticaci贸n gestionada, la segregaci贸n l贸gica y el aislamiento de la informaci贸n por cliente, la trazabilidad de las operaciones y la gesti贸n centralizada de credenciales. El acceso est谩 restringido a los titulares y a las personas autorizadas conforme a esta Pol铆tica. Las medidas se desarrollan en el Sistema de Gesti贸n de Seguridad de la Informaci贸n de la Compa帽铆a, se revisan peri贸dicamente y son verificables.
INCIDENTES DE SEGURIDAD
Ante un incidente que comprometa datos personales, DALITICA aplica su procedimiento interno de gesti贸n de incidentes, que comprende contenci贸n, investigaci贸n y recuperaci贸n; eval煤a sin demora el deber de reportarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio a trav茅s del Registro Nacional de Bases de Datos; notifica al cliente Responsable seg煤n los plazos y contactos pactados; y eval煤a el deber de informar a los titulares afectados. Cuando DALITICA act煤e como Encargado, la comunicaci贸n a los titulares corresponde al Responsable, a quien presta la asistencia necesaria.
VIGENCIA DE LA POL脥TICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
Las bases de datos en las que se registrar谩n los datos personales tendr谩n una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la informaci贸n para las finalidades descritas en esta pol铆tica. Los datos personales proporcionados se conservar谩n mientras se mantenga la relaci贸n contractual con el Titular de la informaci贸n o mientras no se solicite su supresi贸n por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.
Fecha de aprobaci贸n y entrada en vigor: La presente Pol铆tica de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobaci贸n.
Para solicitar la eliminaci贸n de sus datos personales: Eliminaci贸n de Datos Personales
Importante: Esta Pol铆tica de Tratamiento de Datos Personales est谩 basada en la normatividad colombiana vigente y puede ser modificada por DALITICA en cualquier momento, comunicando los cambios a los titulares de los datos personales.